ALGEMENE PRIVACYVERKLARING

1. Inleiding

 A. Respect voor privacy

 Witte-Raven vindt de bescherming van de privacy erg belangrijk. Witte-Raven streeft ernaar (uw) persoonsgegevens op een wettelijke, eerlijke en transparante manier te verwerken. De bedoeling van deze verklaring is u te informeren over de manier waarop Witte-Raven persoonsgegevens verwerkt over u als houder, gebruiker of eigenaar van aangelanden, cliënten, betrokkene of begunstigde (verder de ‘betrokkene’).

 B. Persoonsgegevens verwerken

 Een persoonsgegeven is iedere informatie over een geïdentificeerd of identificeerbaar natuurlijk persoon (de betrokkene genoemd in de privacywet). Het kan gaan om de naam van een persoon, een foto, een telefoonnummer (zelfs dat op het werk), een code, een wachtwoord, een bankrekeningnummer, een link met een bedrijf of andere personen, een e-mailadres, …

Een verwerking van gegevens is elke bewerking of elk geheel van bewerkingen van persoonsgegevens. Die bewerkingen zijn bijzonder gevarieerd en hebben onder meer betrekking op de verzameling, bewaring, gebruik, wijziging, mededeling van de gegevens.

 C. Meer informatie – verwijzing

 Meer informatie over de privacywetgeving in België en de Europese Regulering GDPR vindt u op de website van de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit: www.gegevensbeschermingsautoriteit.be.

 2. Verantwoordelijke voor de verwerking

 Witte-Raven is, overeenkomstig de Wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer (beter bekend als de privacywet) en de Algemene Verordening Gegevensbescherming 2016/679, verantwoordelijke voor de verwerking van de persoonsgegevens van onder andere klanten, haar leveranciers, medewerkers en freelancers. Dat houdt in dat Witte-Raven verantwoordelijk is voor de naleving van de wettelijke vereisten in verband met de verwerking van uw gegevens voor doeleinden die Witte-Raven zelf bepaalt (zie hieronder Waarvoor verzamelt en verwerkt Witte-Raven uw gegevens?).

3. Uw rechten als uw persoonsgegevens verwerkt worden

 A. Uw rechten

 Als uw gegevens worden verwerkt, hebt u in grote lijnen de volgende rechten:

• U hebt een recht op toegang tot de gegevens die over u verwerkt worden.
• In voorkomend geval kunt u schriftelijk de verbetering vragen van foutieve gegevens of de blokkering of uitwissing van gegevens die onrechtmatig worden verwerkt.
• Voor de verwerkingen waar u expliciet toestemming voor hebt gegeven kan u het recht om vergeten te wordne inroepen

 B. Uitoefening

 De tussenkomst van derden, bij de uitvoering van aan Witte-Raven toevertrouwde opdrachten, belet niet dat u altijd Witte-Raven als aanspreekpunt kunt beschouwen voor de uitoefening van uw rechten. Voor de uitoefening van die rechten (informeel) kan u zich richten tot de Privacy verantwoordelijke van Witte-Raven:

• Witte-Raven
  Ruitersdreef 10, 2900 Schoten
  nicolas@witte-raven.com

Als u uw rechten uitoefent, vragen we u zo specifiek mogelijk te zijn, zodat we uw vraag concreet en correct kunnen behandelen. We wijzen er ook op dat we uw identiteit redelijkerwijs moeten kunnen verifiëren om uw rechten uit te oefenen, zodat we kunnen vermijden dat iemand anders ze uitoefent.

Bent u een (wettelijk) vertegenwoordiger, dan kunt u de rechten uitoefenen van de vertegenwoordigde.

Voor nadere informatie of als u niet akkoord gaat met het standpunt van Witte-Raven, kunt u zich wenden tot de Belgische privacycommissie: www.privacycommission.be.

4. Beveiliging en confidentialiteit

 Alleen personen die daartoe gemachtigd zijn, hebben toegang tot persoonsgegevens die relevant zijn voor het vervullen van hun opdracht. Die personen mogen de gegevens uitsluitend gebruiken indien en voor zover noodzakelijk voor het vervullen van hun opdracht. Ze zijn gehouden tot een strikte beroepsdiscretie en tot de naleving van alle technische voorschriften die strekken tot de vrijwaring van de vertrouwelijkheid van persoonlijke gegevens en de veiligheid van de systemen die ze bevatten.

Witte-Raven neemt intern technische en organisatorische maatregelen om te voorkomen dat (persoons)gegevens in handen komen van en verwerkt worden door onbevoegden of per ongeluk gewijzigd of vernietigd worden. De lokalen, de servers, het netwerk, de overdrachten en de gegevens worden volgens interne regels beveiligd. Dat wordt op zijn beurt gecontroleerd onder het toezicht van een gespecialiseerde dienst.

Maar u kunt ook iets doen … Op bepaalde aspecten van de (technische) gegevensverwerking heeft Witte-Raven geen of onvoldoende invloed. Dat is bijvoorbeeld het geval met het internet of mobiele communicatie (bijvoorbeeld smartphones), waar geen volledige veiligheid kan worden geboden. Als er (computer)criminelen aan het werk zijn, hackers bijvoorbeeld, kan niet worden verwacht dat Witte-Raven er altijd zal (blijven) in slagen die effectief af te houden. Soms heeft Witte-Raven er zelfs helemaal geen vat op, zoals wanneer iemand erin slaagt uw identificatiegegevens te bemachtigen door iets op uw computer te installeren (bijvoorbeeld het zogenaamde spyware) of door een nepwebsite te maken (het zogenaamde phishing). Vandaar dat wordt gevraagd dat ook u rekening houdt met de vaststelling dat bepaalde kanalen minder veilig zijn dan andere, bij het bezorgen van gegevens aan Witte-Raven of bij het vragen aan Witte-Raven om bepaalde gegevens aan u te bezorgen.

Actief kunt u ook maatregelen nemen om mogelijk misbruik te verhinderen of minstens te bemoeilijken, zoals:

• antivirussoftware installeren en actualiseren,
• uw toestel of toegangsmiddelen (zoals digipas) niet onbeheerd achterlaten en verlies van toegangsmiddelen onmiddellijk melden,
• uw wachtwoorden strikt vertrouwelijk houden en sterk maken: onder andere geen voor de hand liggende termen of cijfers te gebruiken, door voldoende cijfers en letter te combineren, …
• alert zijn voor eventuele ongewone elementen, zoals een ongebruikelijk websiteadres (bijvoorbeeld www2.witte-raven.com), vreemde verzoeken (bijvoorbeeld een vraag naar cliëntgegevens via e-mail), …

 Hou er ook rekening mee dat sommige communicatiemiddelen (zoals e-mail) door een externe leverancier worden uitgebaat. Als Witte-Raven en u berichten uitwisselen via deze communicatiemiddelen, kunnen deze berichten mogelijk worden onderschept.

 5.Verwerkers in opdracht van Witte-Raven

 Voor de uitvoering van een aantal verwerkingen doet Witte-Raven een beroep op gespecialiseerde derden (verwerkers) die zowel in binnen- als buitenland actief zijn. Zij voeren dan verwerkingen uit in opdracht van Witte-Raven.

Bij dergelijke transfers gebeurt het dat gegevens terechtkomen in andere landen waarin zich gegevensverwerkingcentra (data centers) bevinden. Witte-Raven zal er echter voor zorgen de gegevens binnen Europa blijven, waarvan de wetgeving in voorkomend geval dezelfde gegevensbescherming biedt die gelijkwaardig is aan de Belgische.

Witte-Raven kan niet worden aansprakelijk gesteld wanneer die derden, conform in het buitenland opgelegde verplichtingen, persoonsgegevens van cliënten bezorgen aan lokale autoriteiten of als er zich bij die derde, ondanks redelijke maatregelen, incidenten voordoen.

 6.Waarvoor verzamelt en verwerkt Witte-Raven uw persoonsgegevens?

 Witte-Raven verzamelt en verwerkt uw gegevens voor diverse doeleinden en op basis van verschillende rechtvaardigingsgronden. Per doeleinde worden alleen de relevante gegevens verwerkt. Witte-Raven is op basis van diverse contractuele bepalingen en de daaraan verbonden wettelijke bepalingen verplicht om mogelijks een aantal gegevens over u te verwerken, in het kader van:

• werknemers
  • Rjksregisternummer,
  • Persoonlijke (electronische) identificatie
  • Financiële informatie
• klanten
  • persoonlijke (electronische) identificatie
  • medische gegevens
• leveranciers
  • persoonlijke (electronische) identificatie
• website bezoekers
  • persoonlijke electronische identificatie bij het contactformulier
  • IP-adressen

Naast de hierboven opgesomde doeleinden heeft Witte-Raven nog een aantal legitieme belangen als entiteit die als basis dienen voor een aantal verwerkingen van persoonsgegevens. Daarbij let Witte-Raven erop dat de impact op uw privacy zo beperkt mogelijk is en dat in elk geval het evenwicht met een eventuele impact op uw privacy niet wordt verstoord.

Zo worden o.a. persoonsgegevens verwerkt omwille van:

– bestuur, (risico)beheer en controle van de organisatie, onder meer door rapportering, door het management respectievelijk beheers- en controlefuncties als

o de juridische dienst (onder andere geschillenbeheer en juridische risico’s),

o compliance,

o risicobeheer, en

o interne en externe audit,

– gecentraliseerd, gecoördineerd of efficiënt beheer van klanten en van groepen van klanten of ondersteuning daarvan, inclusief de aanmaak van segmenten (bijvoorbeeld particulieren, ondernemingen, …) en profielen voor het beheer van klanten of voor het detecteren van behoeften van de klant,

– nalaten van berichten op de website. OP de website kunnen vragen gesteld worden. Deze gebeuren steeds uit eigen beweging en de gegevens worden enkel gebruikt om de vraag te beantwoorden.

– evaluatie, vereenvoudiging en verbetering van de processen, zoals optimalisatie van campagnes, simulaties op de website bijvoorbeeld door statistieken, tevredenheidsonderzoek, gegevens uit cookies (zoals voorkeurinstellingen voor en klikgedrag op de website), …

Tot slot zijn er nog enkele verwerkingen waarvoor expliciete toestemming vereist is. Zoals het nemen van foto’s ter publicatie op de website of sociale media, sociale media an sich, nieuwsbrieven,…

7.Meer informatie over verwerking van specifieke persoonsgegevens

 A.Algemeen

 Witte-Raven verwerkt voor de genoemde doeleinden de persoonsgegevens die daar relevant voor (kunnen) zijn. Voor alle doeleinden samen gaat dat over een heel aantal verschillende (soorten) persoonsgegevens: gegevens die verband houden met uw persoon, uw eigendom, enz. Hieronder gaan we nader in op een aantal van die categorieën.

 B.Publieke gegevens

 Witte-Raven kan uw gegevens verwerken

– die zijn onderworpen aan een publicatieplicht, bijvoorbeeld de publicatie van uw benoeming als bestuurder van een vennootschap, het protest van wissels of een faillissement,

– die u zelf publiek hebt gemaakt, bijvoorbeeld informatie op uw website of blog,

– die publiek zijn, bijvoorbeeld omdat ze algemeen bekend zijn in de streek.

 Dergelijke gegevens kunnen relevant zijn en gebruikt worden voor de meeste doelen die Witte-Raven heeft aangegeven, inclusief voor de controle van gegevens in bestanden van Witte-Raven op hun volledigheid en actualiteit.

Witte-Raven houdt naar best vermogen de bron en datum van consultatie van dergelijke gegevens bij, onder meer om te kunnen inschatten of de gegevens nog actueel zijn.

C. Website – Algemeen – Cookies

 Op de website van Witte-Raven wordt gebruikgemaakt van cookies. Dat zijn kleine tekstbestanden die worden aangemaakt door een programma op de server van de Witte-Raven website, maar bewaard worden op (de harde schijf van) uw pc.

Die cookies zijn minstens voor een deel technisch noodzakelijk voor een vlotte communicatie tussen uw pc en de websites (bijvoorbeeld afstemmen met het operating- en browsersysteem gebruikt op uw pc of een beveiligde verbinding mogelijk maken). Cookies kunnen evenwel ook nuttig zijn voor en gebruikt worden om een aantal (voorkeur)instellingen, (een deel van) uw inloggegevens, uw surfgeschiedenis en dergelijke meer op te slaan op uw pc en (een deel van) die gegevens door te sturen naar de website waarmee die cookie is gelinkt. Die website kan die inkomende gegevens dan gebruiken voor evaluatie en verbetering van (de processen op) de website. Zo kunnen statistieken over het bezoek aan een bepaalde pagina worden opgemaakt, zoals aantal bezoeken, aantal unieke bezoekers, gemiddelde duurtijd van een bezoek. Witte-Raven gebruikt de cookies ook voor die andere, nuttige doeleinden.

 U kunt – via de instellingen van uw internetbrowser – vermijden dat cookies (automatisch) worden aanvaard op uw pc. Dat kan wel een invloed hebben op de communicatie met de website, bijvoorbeeld doordat bepaalde pagina’s niet openen, bepaalde filmpjes niet afspelen, bepaalde gegevens niet kunnen worden bewaard om bij een volgend bezoek automatisch in te vullen, enz. U kunt ook – handmatig of via de instellingen van uw internetbrowser – na elke raadpleging van de website de cookies op uw pc (automatisch) verwijderen. In de bijlage vindt u informatie over hoe dat technisch zou moeten kunnen. U kunt normaal gezien ook terecht bij de help-functie van uw webbrowser.

Aan de hand van cookies kunt u in principe niet geïdentificeerd worden. Het is evenwel mogelijk te achterhalen met welke computer u op het internet surft (onder andere via het zogenaamde IP-adres). Als een computer dus door meerdere personen wordt gebruikt of als dezelfde persoon inlogt op verschillende computers, is het niet te achterhalen om welke persoon het gaat, zelfs voor uw internetprovider.

Meer informatie over de aansprakelijkheid van Witte-Raven voor gegevens op de website, over de intellectuele eigendomsrechten in verband met de informatie op de website en andere juridische informatie vindt u in de juridische verklaring van de website.

D.Correspondentie

Correspondentie met medewerkers van Witte-Raven op hun werkplek (kantooradres, kantoorfax, functioneel of persoonlijk e-mailadres, …) wordt geacht professioneel te zijn en kan dus worden ingekeken door of in opdracht van Witte-Raven (medewerkers, informatici, onderzoekers, … in het kader van hun opdracht bijvoorbeeld efficiënte werkverdeling en/of centralisering van de aanpak, in het kader van continuïteit van de dienstverlening, bewijsvoering, controle op de werkplek, beveiliging of fraudebestrijding)